Informativa Privacy

La tutela della vostra Privacy è uno dei nostri principali obiettivi.

La presente informativa è resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e riguarda il trattamento dei dati personali degli utenti che:

• consultano il sito web www.professionalmail.it;
• interagiscono con i servizi web ivi disponibili;
• richiedono o utilizzano i servizi erogati da ProfessionalMail S.r.l.

1. Titolare del trattamento e altri soggetti coinvolti

Per i trattamenti relativi alla navigazione sul sito web www.professionalmail.it e alla gestione amministrativa dei servizi, Titolare del trattamento è ProfessionalMail S.r.l., con sede in Ivrea (TO), via Cesare Pavese n. 6. Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) è contattabile all'indirizzo e-mail dedicato: privacy@professionalmail.it.

L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso il Titolare.

Con riferimento ai servizi di posta elettronica e agli altri servizi acquistati, il Cliente/Utente che utilizza il servizio opera quale Titolare del trattamento dei dati personali trattati attraverso il servizio stesso.

In tale ambito, ProfessionalMail S.r.l. opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, limitatamente agli aspetti tecnici e infrastrutturali del servizio (es. archiviazione, backup, gestione tecnica).

Con riferimento ai servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC), i dati personali sono trattati dal gestore PEC accreditato, che opera quale Titolare autonomo del trattamento ai sensi della normativa vigente.

2. Dati personali oggetto del trattamento

Il Titolare tratta dati personali degli utenti, quali dati identificativi e di contatto (es. nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail), nonché dati relativi all'utilizzo dei servizi e del sito web.

I dati personali sono forniti direttamente dall'interessato o possono essere raccolti presso terzi nell'ambito dell'erogazione dei servizi richiesti.

In particolare, possono essere trattati:

• dati forniti volontariamente dall'utente in occasione della registrazione al sito www.professionalmail.it, della compilazione di form, della richiesta di informazioni o supporto e dell'iscrizione a servizi o newsletter;
• dati di navigazione, quali indirizzi IP, log di accesso e informazioni raccolte tramite sistemi informatici e procedure software preposte al funzionamento del sito.

Qualora l'utente conferisca dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell'art. 9 del GDPR, tali dati saranno trattati esclusivamente nei limiti necessari all'erogazione del servizio richiesto.

3. Finalità del trattamento

Il conferimento dei dati per le finalità di servizio è necessario per la conclusione e l'esecuzione del contratto; il mancato conferimento comporta l'impossibilità di erogare i servizi richiesti.

Il conferimento dei dati per finalità di marketing è facoltativo e il mancato conferimento non pregiudica l'erogazione dei servizi.

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità e basi giuridiche:

A) Finalità di servizio (senza consenso)

• gestione e funzionamento del sito web;
• erogazione dei servizi richiesti dall'utente;
• gestione delle richieste di contatto o assistenza;
• adempimento di obblighi di legge;
• prevenzione di frodi e abusi;
• accertamento, esercizio o difesa di diritti del Titolare.

Base giuridica:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR);
• adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR);
• legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), nei limiti della proporzionalità e dei diritti dell'interessato.

B) Finalità di marketing (previo consenso)

• invio di comunicazioni promozionali, newsletter, sondaggi e inviti ad eventi.

Base giuridica:

• consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), liberamente prestato e revocabile in qualsiasi momento.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato con strumenti informatici e, ove necessario, anche cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza previsti dal GDPR.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 del GDPR, volte a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, inclusa la protezione contro trattamenti non autorizzati o illeciti e contro la perdita, la distruzione o il danno accidentale dei dati.

Tali misure sono oggetto di riesame periodico e comprendono, ove applicabile, tecniche di cifratura, pseudonimizzazione e sistemi di protezione delle comunicazioni.

Il Titolare non effettua trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull'interessato né attività di profilazione ai sensi dell'art. 22 del GDPR.

5. Comunicazione dei dati

I dati personali potranno essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate e senza il Vostro consenso (art. 6 b e c del GDPR), ai seguenti soggetti:

• Autorità pubbliche e organismi di vigilanza, ove previsto da obblighi di legge;
• persone autorizzate al trattamento dal Titolare (dipendenti e collaboratori), adeguatamente istruite;
• fornitori di servizi che operano per conto del Titolare, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR (es. servizi IT, hosting, assistenza tecnica);
• fornitori di servizi di pagamento, che operano quali Titolari autonomi del trattamento per la gestione delle transazioni e degli adempimenti normativi connessi;
• gestori di servizi PEC accreditati, che operano quali Titolari autonomi del trattamento ai sensi della normativa di settore.

I dati personali non sono oggetto di diffusione.

6. Trasferimento dati

La gestione e la conservazione dei dati personali relativi ai servizi sono effettuate all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE), su server ubicati in Italia e nei Paesi Bassi, presso fornitori nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

I dati relativi alla fatturazione dei servizi possono essere trattati anche al di fuori dello SEE, presso fornitori stabiliti nella Repubblica di San Marino.

Tale trasferimento avviene nel rispetto delle disposizioni di cui agli artt. 44 e ss. del GDPR, sulla base di garanzie adeguate, incluse clausole contrattuali standard o altre misure idonee a garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello previsto dal GDPR.

7. Tempo di conservazione dei dati trattati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare:

• i dati trattati per finalità contrattuali e amministrative sono conservati per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per un periodo di 10 anni dalla cessazione dello stesso, in conformità agli obblighi di legge;
• i dati trattati per finalità di marketing sono conservati fino alla revoca del consenso da parte dell'interessato;
• i dati di log e di navigazione sono conservati per un periodo limitato, proporzionato alle finalità di sicurezza e funzionamento del sistema.

Resta salva la possibilità di conservare i dati per un periodo ulteriore esclusivamente in caso di contenzioso effettivamente instaurato o su richiesta delle Autorità competenti.

8. Diritti dell'interessato

Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti, i diritti di cui agli artt. 15-22 del GDPR e, in particolare:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti;
• diritto alla cancellazione dei dati (diritto all'oblio);
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati;
• diritto di opposizione al trattamento, in particolare per finalità di marketing diretto.

Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali).

Le richieste possono essere rivolte al Responsabile della Protezione dei Dati all'indirizzo e-mail: privacy@professionalmail.it

9. Minori

Il sito e i servizi offerti da ProfessionalMail S.r.l. non sono destinati a minori di età inferiore a 16 anni.

Il Titolare non raccoglie intenzionalmente dati personali riferiti a minori. Qualora tali dati siano raccolti involontariamente, il Titolare provvede alla loro cancellazione tempestiva.

Resta ferma la possibilità per chi esercita la responsabilità genitoriale di richiedere in ogni momento la cancellazione dei dati eventualmente riferiti a minori.

10. Link esterni

Il sito può contenere collegamenti a siti web, plug-in o applicazioni di terze parti. L'accesso a tali risorse comporta il trattamento dei dati personali da parte dei relativi titolari, secondo quanto previsto dalle rispettive informative privacy.

ProfessionalMail S.r.l. non esercita alcun controllo su tali soggetti né sulle modalità di trattamento dei dati personali dagli stessi effettuate e invita pertanto gli utenti a consultare le relative informative privacy.

11. Modifiche alla presente Informativa

La presente informativa può essere soggetta a modifiche. Le eventuali variazioni saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Gli utenti sono invitati a consultare periodicamente l'informativa per verificare eventuali aggiornamenti.

Ultimo aggiornamento in data: 27 marzo 2026.